Акт описывает, какие файлы и версии были переданы, как получатель получил доступ и что успел проверить. Он особенно полезен, когда в папке одновременно находятся несколько редакций или вместе передаются PDF и редактируемые исходники.
Когда подходит
Подходит для фиксации комплекта файлов между двумя сторонами: макеты, отчёты, чертежи и другие цифровые материалы с понятным перечнем.
Когда нужен другой документ
Передача файлов не описывает сама по себе объём прав на их использование. В образце нет условий лицензии, отчуждения исключительного права, обработки персональных данных или передачи секретных ключей.
Подготовьте сведения
Соберите финальный комплект в отдельной папке, исключите служебные копии и определите понятные имена и версии. Проверьте, что перечислены и исходники, если они согласованы.
Подготовьте список имён, форматов, версий и размеров. Для значимого комплекта можно составить отдельный реестр контрольных сумм с указанием алгоритма.
Проверьте доступ получателя и согласуйте канал передачи. Пароли и коды доступа передавайте отдельным безопасным способом.
Порядок заполнения и проверки
Состав файлов
В «Перечень файлов, формат и способ передачи» запишите точные имена, версии, форматы и канал получения. Одной ссылки на изменяемую папку мало для восстановления состава на дату акта.
Проверка открытия
В «Результат и порядок проверки» перечислите, что сделано: доступен архив, совпало число файлов, открылись определённые форматы. Укажите необходимые программы и ограничения проверки, если они существенны.
Неполный комплект
В «Особые условия и замечания» отметьте отсутствующие исходники, повреждённые файлы или ещё не проверенные позиции. Не смешивайте подтверждение получения с подтверждением качества результата.
Стороны и дата
Проверьте, кто передал и кто получил доступ, и соответствует ли «Дата документа» фиксируемой передаче. Если материалы передаются по договору, добавьте его реквизиты в согласованную редакцию.
Частые ошибки
Указывать «все исходники» без списка и потом заменять содержимое той же папки.
Считать успешное скачивание подтверждением пригодности файлов к редактированию или печати.
Вписывать в акт пароль от архива, токен доступа либо приватный ключ.
Описывать права на использование фразой «файлы переданы» без отдельного соглашения сторон.
После заполнения
Подпишите согласованный акт и приложенный реестр. Сохраните неизменный комплект или его согласованный снимок с той же редакцией перечня.
Проверьте, что получатель может скачать комплект в оговорённый период. При исправлениях создавайте новую версию и фиксируйте, какие позиции она заменяет.
Отдельно сверяйте договорённости о правах, конфиденциальности и сроках доступа. Акт комплектности не отвечает на эти вопросы автоматически.
Происхождение образца и источники
Собственная подготовка проекта образца. Юридическая применимость и актуальность не подтверждены профессиональной проверкой.
Дата записи в библиотеке: 2026-11-11. Дата записи не подтверждает актуальность законодательства.
Что ещё может понадобиться
Задание к договору оказания услуг
Задание позволяет сопоставить переданные файлы с согласованным составом результата; акт фиксирует фактическую передачу.