Письмо об уточнении сроков поставки — образец Word и PDF

Методичка: Письмо об уточнении сроков поставки

Запрос о сроке нужен, когда договор уже определяет партию и исходную дату, а покупателю требуется организовать приёмку. Различайте готовность товара, отгрузку со склада и прибытие покупателю: подтверждение первого события не даёт точной даты двух последующих.

Подготовьте сведения

• Найдите согласованную спецификацию и все изменения по сроку. Определите, что именно обещано к дате: отгрузить, передать перевозчику или доставить до места покупателя.
• Сверьте состав партии, количество, адрес и доступные окна приёмки. Узнайте, кто может принять груз и какие ограничения склада нужно сообщить поставщику заранее.
• Сформулируйте вопросы о готовности, транспорте и ожидаемом прибытии отдельно. Если рассматриваете частичную поставку, подготовьте способ сопоставить каждую часть с первоначальной партией.

Порядок заполнения и проверки

1. Одна партия

   В «Договор, заказ и партия» укажите точный состав запроса. «Действующий срок и источник условия» сверьте по актуальной редакции спецификации: старое письмо поставщика может содержать только предварительный план.

2. Разные события

   В «Запрашиваемые даты и статус готовности» разделите наличие товара, отгрузку и прибытие. У каждой даты нужен статус подтверждения; готовность части заказа не должна выглядеть как готовность всей партии.

3. Приёмка и части

   В «Место и ограничения приёмки» проверьте адрес, часовой пояс и контакт. «Вопрос о частичной поставке» должен объяснять, что ещё предстоит обсудить, если покупатель пока не согласовал разделение партии.

4. Ответ и полномочия

   В «Срок ответа и координатор покупателя» укажите разумный момент получения плана для организации склада. «Подписант письма о поставке» направляет запрос; текст не должен приписывать ему уже данное согласие на любой новый срок.

Частые ошибки

• Путать дату готовности с датой прибытия на склад покупателя.
• Запрашивать срок по заказу целиком, когда договор предусматривает несколько партий.
• Считать предварительный график автоматически согласованным переносом договорного срока.
• Согласиться на разделение партии без состава, количеств и дат каждой части.

После заполнения

• Сопоставьте ответ поставщика с каждым вопросом и действующим сроком. Запишите неподтверждённые части плана и дату следующего уточнения.
• Если предложено изменение условий, передайте его уполномоченным лицам для отдельного рассмотрения и оформления. Склад получает именно подтверждённую организационную информацию.
• При фактическом прибытии пересчитайте доступный состав и сохраните документы доставки. Совпадение плановой даты не доказывает комплектность, качество и выполнение всего заказа.