Ведомость несоответствий поставки — образец Word и PDF

Свести расхождения одной поставки по количеству, модели, внешнему состоянию и документам в нумерованный перечень с основаниями проверки и следующими действиями.

Авторский проект образца

Пустой бланкПример заполненияСвои данные

Ведомость несоответствий поставки

Пустой бланк — поля для заполнения обозначены в квадратных скобках.

Поставка и автор записи

Ведомость несоответствий № [Номер ведомости расхождений] от [Дата составления ведомости].

Основание поставки: [Поставка и документы основания]. Участники и составитель: [Получатель, поставщик и составитель].

Документ собирает фактические расхождения и предложения по дальнейшим действиям. Составление получателем само по себе не подтверждает согласие отсутствующей стороны с причиной или способом устранения.

С чем сравнивали

Дата, метод и границы проверки: [Основание, дата и объём проверки].

Ожидаемые показатели со ссылками на документы: [Ожидаемые позиции и источник требований].

Для каждой позиции выбирается конкретное основание: строка спецификации, схема, образец либо перечень. Требование, которого нет в согласованных исходных материалах, не выдаётся за установленное расхождение без дополнительного уточнения.

Реестр фактов

Несоответствия с постоянными номерами: [Фактические расхождения по номерам].

Подтверждающие материалы: [Привязка подтверждающих материалов].

Количество, пересорт, видимое повреждение и отсутствие документа описываются отдельными строками. В строке указываются изделие, маркировка, ожидаемый и фактический показатель. Причины повреждения не устанавливаются только по фотографии поверхности.

Сохранение и предложения

Где находятся спорные предметы: [Местонахождение спорных позиций].

Предложения по разрешению каждого пункта: [Предлагаемые действия по каждому номеру].

Предложение получателя отделяется от подтверждённого решения сторон. До изменения спорного изделия желательно сохранить доступное описание исходного состояния; если требуется срочное перемещение, записывается новое место хранения.

Обсуждение и контроль закрытия

Передача сведений и следующий контакт: [Уведомление, ответственный и дата обсуждения].

Текущий статус: [Состояние рассмотрения и закрытия позиций].

Пункт закрывается после записи о фактической допоставке, исправлении либо ином согласованном результате с датой и основанием. Обещание прислать деталь не является её получением. Отсутствие ответа не означает признание ведомости или автоматическое согласие на предложение.

Подписи и приложения

Составил: ФИО __________________, должность __________, подпись __________.

Участвовал в проверке: ФИО ____________, подпись __________. Позиция поставщика, если представлена: __________________________________.

При направлении копии сохраняются перечень вложений и дата отправки. В последующих ответах используются те же номера пунктов; новые расхождения добавляются с отдельной датой без переписывания первоначальных наблюдений.

Методичка: Ведомость несоответствий поставки

После одной поставки могут одновременно остаться недостающий крепёж, неверная модель и повреждённая панель. Ведомость даёт этим вопросам постоянные номера, чтобы в переписке было видно, что именно обнаружено, чем подтверждено и какое решение ещё обсуждается.

Когда подходит

Используйте для свода нескольких расхождений одной поставки после проверки по согласованным документам. К ведомости удобно приложить акты пересчёта, фотографии и копии нужных строк спецификации.

Когда нужен другой документ

Ведомость не устанавливает юридическую ответственность, причину дефекта и размер убытка. Односторонняя запись получателя не является признанием поставщика; образец не задаёт автоматического изменения цены или отказа от дальнейших требований.

Подготовьте сведения

Соберите заказ, спецификацию и документ доставки в определённых редакциях. Для каждой проблемы найдите точное требование, с которым сравнивали факт: количество, артикул, образец или состав документов.
Проверьте факты по доступным материалам: пересчёт, осмотр и снимки. Не объединяйте подтверждённую недостачу с предположением, которое пока основано только на неясной фотографии.
Назначьте координатора общения с поставщиком и определите местонахождение спорных вещей. Подготовьте предложения по каждому пункту, сохраняя отличие предложения от уже достигнутой договорённости.

Порядок заполнения и проверки

Основание сравнения
В «Поставка и документы основания» назовите конкретную поставку. «Ожидаемые позиции и источник требований» должны отсылать к строкам и версиям, а не к пожеланиям, появившимся уже после получения товара.
Раздельные факты
В «Фактические расхождения по номерам» отделите недостачу от повреждения. «Основание, дата и объём проверки» задаёт предел записи: не вскрытая коробка остаётся непроверенной, даже если другие места подробно осмотрены.
Материалы и сохранение
Проверьте «Привязка подтверждающих материалов» и «Местонахождение спорных позиций». По каждому номеру должно быть понятно, какие фото относятся к нему и где деталь можно осмотреть до её изменения или замены.
Предложение или итог
Сравните «Предлагаемые действия по каждому номеру» и «Состояние рассмотрения и закрытия позиций». В «Уведомление, ответственный и дата обсуждения» фиксируется контакт; отправка сообщения ещё не подтверждает согласованное решение.

Частые ошибки

Описывать всю поставку словом «брак», хотя проверка обнаружила разные по характеру проблемы только у отдельных позиций.
Приписывать поставщику согласие с ведомостью на основании того, что ему отправили письмо и он ещё не ответил.
Менять номера проблем в каждом новом сообщении и терять связь ответа поставщика с исходной деталью или недостачей.
Закрывать пункт по обещанию заменить изделие, хотя замена ещё не доставлена и её характеристики никто не проверял.

После заполнения

Направьте ведомость с перечисленными приложениями и сохраните дату передачи. В ответах используйте те же номера; замечание поставщика фиксируйте отдельной позицией его объяснения.
По подтверждённому способу исправления оформите конкретные действия, условия доступа и повторную проверку. Если решение пока не согласовано, оставьте статус открытым без предположений.
После допоставки или исправления добавьте фактическую дату и основание закрытия каждой строки. Сохраните исходную ведомость и все этапы, чтобы было видно, что именно изменилось в поставке.

Происхождение образца и источники

Собственная подготовка рабочего документа. Не официальная обязательная форма; профессиональная юридическая проверка не проводилась. Все имена, адреса и заказы в примерах вымышлены.

Дата записи в библиотеке: 2026-11-11. Дата записи не подтверждает актуальность законодательства.

Скачать Word Скачать PDF